Hoofd Bedrijfsbureau Intern

Hoofd Bedrijfsbureau Intern

Rapporteert aan MT

Profiel:

Het Hoofd Bedrijfsbureau Intern is het contact tussen de interne afdeling en het Management Team. Hij of zij coördineert en draagt zorg voor de realisatie van de werkzaamheden binnen de eigen afdeling, als afgeleide van het organisatiebeleid. Het Hoofd Bedrijfsbureau Intern is verantwoordelijk voor het vormgeven van het operationele organisatiebeleid van de eigen afdeling en maakt daarbij gebruik van de adviezen en ondersteuning van het Management Team. Van het begin tot eind van het project is het Hoofd Bedrijfsbureau Intern verantwoordelijk voor een goede en gedegen uitvoering van de werkvoorbereiding, calculatie, contractvorming en overal financiën die tot de verantwoordelijke accounts behoren.

Het Hoofd Bedrijfsbureau Intern vormt de interne schakel tussen het team en de overige disciplines binnen de organisatie zoals de (financiële) administratie, HR en het Management Team. Je werkt vanuit ons kantoor in Delft en houd je dagelijks bezig met alle administratieve en financiële werkzaamheden gerelateerd aan de lopende projecten binnen het team en persoonlijke ontwikkeling van de teamleden. Je ondersteunt en rapporteert direct aan het Management Team.

Binnen deze functie leer je de organisatie en werkwijze van de organisatie in detail kennen en ontwikkel je basiskennis van het management.

Als Hoofd Bedrijfsbureau Intern lever jij een actieve en belangrijke bijdrage aan het succesvol voorbereiden en financieel managen van projecten en de algemene ontwikkeling van DDCM. Je bent de spin in het web op kantoor met betrekking tot de voorbereidingsfase. Je zorgt voor een gedegen informatieoverdracht richting, en goede samenwerking met, de Hoofduitvoerder voor de perfecte uitvoeringsfase van projecten. Door jouw financiële bewustheid zijn we onderscheidend ten opzichte van de concurrent. Jij zorgt ervoor dat de interne afdeling van DDCM goed functioneert. Hiertoe verricht je onder andere de volgende taken:

Geeft leiding aan het bedrijfsbureau met 5 à 10 medewerkers belast met de werkvoorbereiding, calculatie en inkoop van DDCM;

• Gezamenlijk met de Hoofduitvoerder verantwoordelijk voor de afstemming tussen interne zaken en de uitvoering op locatie (gedeelde verantwoordelijkheid met Hoofduitvoerder);
• Opstellen / controleren van ramingen, begrotingen, calculaties en offertes;
• (Financiële) risico’s in projecten analyseren en tijdig blootleggen;
• Plannen en organiseren van de werkzaamheden / projecten;
• Gezamenlijk met het MT realiseren van ontwikkel- en toekomstplannen DDCM;
• Opstellen, beheren en bewaken van het budget;
• Verbeteren van interne en externe processen en het implementeren van optimalisaties.

Competenties:

• Communicatief vaardig in het Nederlands en Engels (woord en geschrift);
• Beschikken over een flexibele en dienstverlenende instelling;
• Gestructureerde werkwijze;
• Motiveren en stimuleren van collega’s tot maximale inzet om kwaliteit en het juiste rendement van de projecten die onder zijn of haar leiding worden uitgevoerd te bereiken;
• Het vermogen om weerstanden positief om te zetten naar een constructieve bijdrage / verandering;
• Sociale vaardigheden voor het motiveren en coachen van medewerkers;
• Managementvaardigheden voor het leidinggeven en aansturen van de eigen afdeling;
• Plan- en organisatievermogen voor het coördineren en realiseren van werkzaamheden binnen de eigen afdeling;
• Structureert werkprocessen (ook van anderen) en zoekt tijdig naar een oplossing voor verstoringen in de voortgang;
• Kostenbewustzijn, onderneemt activiteiten die toegevoegde waarde hebben. Komt tot een goede afweging van kosten en baten van de te ondernemen activiteiten en zoekt actief naar mogelijkheden ter optimalisatie;
• Werkomschrijvingen / bestekken kunnen opstellen. Tevens tenderprocedures uitvoeren en offertes op correctheid beoordelen gevolgd door opstellen van gunningsadvies;
• In staat zijn om ramingen, inkoop- en verkoopbegrotingen op regelniveau op te stellen;
• Financieel overzicht bewaken incl. meer/minderwerken en sturen op rendement waarbij het Hoofd Bedrijfsbureau Intern eindverantwoordelijk is voor het rendement van het project;
• Zorgt voor juiste projectregistratie binnen softwarepakket Exact;
• Samenwerkingsvermogen: is in staat om in teamverband te werken en stimuleert deze samenwerking, ook als er sprake is van conflictsituaties;
• Analytisch vermogen voor het structureren van planningen naar concrete haalbare doelen;
• Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het vertalen en formuleren van opdrachten en het onderhouden van contact met opdrachtgevers;
• Integriteit en betrouwbaarheid voor het omgaan met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens;
• Hanteert hoge kwaliteitsnormen en is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van het team en de organisatie;
• Beschikt over leidinggevende en aansturende capaciteiten;
• Is het verlengstuk van het Management Team en rapporteert direct aan het Management Team;
• Coördineren van alle financiële aspecten van de projecten;
• Stressbestendig, deskundig en communicatief sterk.

 Werkzaamheden:

• Ondersteuning teamleden bij algemene dagelijkse werkzaamheden;
• Bepalen en herzien financiële afspraken met opdrachtgevers;
• Opstellen, bijhouden en bewaken van de (team)planning;
• Organiseren en voorzitten wekelijks teamoverleg;
• Bijwonen maandelijkse VCA-meeting;
• Algemene dagelijkse aansturing team;
• Tussenschakel tussen MT en team.

Financieel:

• Opstellen jaarlijkse omzetprognose;
• Opstellen en controleren calculaties DDCM;
• Opstellen en controleren offertes DDCM;
• Opstellen, monitoren en beheren van alle financiële aspecten van de lopende projecten;
• Opstellen, aanpassen en bijhouden (team)omzet;
• Controleren en accorderen van facturen;
• Controleren en aanpassen maandelijkse facturatieoverzichten;
• Controleren, accorderen en monitoren urenregistratie in Exact.

HR (enkel eigen afdeling):

• Controleren en accorderen declaraties;
• Controleren en accorderen vakantiedagen;
• Bijhouden verzuim;
• Werving en selectie nieuwe collega’s in samenspraak met HR;
• Organiseren en voeren sollicitatiegesprekken in samenspraak met HR;
• Onboarding nieuwe collega’s;
• Voorbereiden, organiseren en voeren eindejaarsgesprekken;
• Proactief voeren van gesprekken met teamleden (waar noodzakelijk);

1^e aanspreekpunt voor HR.